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Inicio » 2012 » Enero » 12 » Tutorial de excel!!!!
11:48 PM Tutorial de excel!!!! |
CURSO 1
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel2003.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón
Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los
programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en
tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre
Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.
Para cerrar Excel2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta
combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese
momento.
Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.
Al iniciar Excel
aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y
será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a
continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede
decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos
más adelante.
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel,
así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un
libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.En caso de no
tener claro algunos conceptos básicos de Excel
como puede ser Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa,
Fila, Columna,... quizás sea aconsejable repasarlo aquí .
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de
documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número
de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario
moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con
seguridad la celda donde se desea ir es utilizando el cuadro de diálogo
Ir a que aparece a la derecha:
Se escribe en el recuadroReferencia, la dirección de la celda a la que se quiere desplazar.
Después hacemos clic en Aceptar.
Para acceder al cuadro de diálogo Ir a podemos pulsar la tecla F5,
podemos usar el teclado con la combinación Ctrl+I ó también podemos
desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Ir a...Para acceder al
cuadro de diálogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, podemos usar el
teclado con la combinación Ctrl+I ó también podemos desplegar el menú
Edición y seleccionar la opción Ir a...
Si quieres practicar estas operaciones puedes realizar este Ejercicio de desplazamiento en una hoja.
CURSO 3
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder
recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin,
realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina
Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos,
para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de
cerrar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.
Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre :
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Guardar como...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo :
Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en
el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón
Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el
documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres
crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin
cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:
En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.
Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.
y por último haz clic sobre el botón Guardar.
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello :
Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.
Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar
como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a
guardar.
CURSO 4
Una función es una fórmula predefinida por Excel2003 (o por el
usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que
aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la
fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así
A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así
la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1 4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o
cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base
de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera
tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la
celda si conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o
asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con
ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar.
Elegir la opción Función...
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha.
Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo
una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar
una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma
no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel
ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función:
las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de
celdas con Excel2003, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre
las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás
algunos de los métodos de selección más utilizados.
Te recomendamos iniciar Excel2003 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la
forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar
celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la
hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:
.
Selección de una celda
Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.
Selección de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón
izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado
el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a
seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas
aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
Selección de una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el
identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre
éste.
Selección de una fila
Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el
identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre
éste.
Selección de una hoja entera
Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre
el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.
Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar
una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya
que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.
Añadir a una selección
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que
queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la
nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o
filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a
la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo
pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una selección
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que
la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos,
manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que
termine la selección.
Para practicar los distintos aspectos explicados en el tema puedes realizar el Ejercicio
Curso 6
En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos
daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya
introducidos.
Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar.
Elegir la opción Filas.
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada.
Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.
Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de
filas varíe, seguirán habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se
eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir
filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato.
Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por
defecto, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe
tener la nueva fila.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá
el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de
la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que
no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te
preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de
cálculo.
Insertar columnas en una hoja
Excel2003 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.
Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya
que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar.
Elegir la opción Columnas.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel2003 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada.
Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a añadir.
Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de
columnas varíe, seguirán habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se
eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir
columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún dato.
Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por
defecto, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe
tener la nueva columna.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y apareceré
el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de
la nueva columna será el mismo que la columna de la izquierda, que la de
la derecha o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te
preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de
cálculo.
CURSO 7
Excel2003 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo
del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando
el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de
esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda
de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75.
Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso
de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la
que nos encontramos.
Seleccionar del menú Formato y la opción Fila.
Se abrirá otro submenú.
Elegir la opción Alto...
Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila de la derecha en el que
tendrás que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar
la coma ",".
Escribir la altura deseada, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto.
Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.
El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:
Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila.
El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva
posición. Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia.
Al final soltar el botón del ratón.
Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla
para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos
distintos.
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:
Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.
Despliega el menú Formato.
Elige la opción Autoajustar.
Este segundo método es mucho más rápido:
Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila.
Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.
Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.
Puedes practicar estas operaciones realizando: Ejercicio formato de filas.
CURSO 8
En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos
daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya
introducidos.
Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar.
Elegir la opción Filas.
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada.
Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.
Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de
filas varíe, seguirán habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se
eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir
filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato.
Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por
defecto, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe
tener la nueva fila.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá
el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de
la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que
no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te
preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de
cálculo.
Insertar columnas en una hoja
Excel2003 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.
Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya
que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar.
Elegir la opción Columnas.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel2003 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada.
Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a añadir.
Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de
columnas varíe, seguirán habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se
eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir
columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún dato.
Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por
defecto, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe
tener la nueva columna.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y apareceré
el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de
la nueva columna será el mismo que la columna de la izquierda, que la de
la derecha o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te
preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de
cálculo.
CURSO 9
Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores
habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de
las opciones de autocorrección asignadas por defecto, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el menú Herramientas.
Sitúarse sobre el botón para ampliar el menú.
Eligir la opción Opciones de Autocorrección...
Si activas la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración, Excel
comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra está en
mayúscula, en caso de que no lo esté automáticamente la cambiará. Si
escribimos la frase toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción
también interesa que esté activada.
Si activas la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en
caso de encontrar una palabra que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá automáticamente la primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre interesa que esté activada.
Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en
caso de empezar una frase, si la primera letra está en minúscula y el
resto en mayúscula, Excel
entiende que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y
automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción
interesa que esté activada.
La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de
sustituciones de la parte inferior del cuadro de diálogo, donde se
encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel
reemplazará el texto que coincida con alguno de la columna de la
izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha.
Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en
el recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija
automáticamente, en el recuadro Con: escribir la corrección a realizar, y
hacer clic en el botón Agregar.
Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botón Eliminar.
A final cuando hayamos configurado la autocorrección hacemos clic
sobre el botón Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de
diálogo.
CURSO 10
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar
nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página,
márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja.
Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos:
Selecciona el menú Archivo.
Elige la opción Vista preliminar. Si esta opción no aparece amplía el menú.
O bien, haz clic sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientas.
En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones:
para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado.
para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV PAG del teclado.
Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero
del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o
reducir cualquier zona de la página.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic,
se ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. Y si
volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera.
Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón .
Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión,
hacer clic sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo
Impresión explicado más adelante.
Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer
clic sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar
página explicado más adelante.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la Vista preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas
discontinuas que nos indicarán donde hará Excel2003 los saltos de
página, estas líneas no se imprimirán.
CURSO 11
Para insertar un gráfico manualmente, debemos asegurarnos de tener disponible la barra de herramientas Gráfico.
Si no la tenemos visible debemos hacerla visible accediendo al menú
Ver - Barras de herramientas - Gráfico. La barra Gráfico es como la que
vemos en la imagen.
A continuación debemos seleccionar los datos a representar en el gráfico.
Y después, hacer clic sobre la opción Tipo de gráfico de la barra de herramientas Gráfico.
Seleccionamos un tipo de gráfico de la lista de gráficos disponibles.
Excel creará automáticamente el gráfico y lo insertará en la hoja de
cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido.
Después podremos variar las características del gráfico a nuestro antojo como veremos más adelante.
Otra forma de crear un gráfico es utilizando el asistente, esta
forma permite introducir variaciones sobre las características
predeterminadas de una forma muy cómoda.
CURSO 12
Para insertar una imagen prediseñada del catálogo de Office o de nuestra propia colección debemos seguir los siguientes pasos:
- Hacer clic sobre el menú Insertar - Imagen - Imágenes prediseñadas.
Nos aparece el panel Imágenes prediseñadas a la derecha de la pantalla.
- En Buscar en: podemos seleccionar donde deseamos que se realice la búsqueda (Mis colecciones, Colecciones de Office, etc).
- En Los resultados deben ser: podemos especificar qué tipo de
archivos multimedia estamos buscando (imágenes, fotografías, sonido, etc
)
- En el recuadro Buscar: podemos especificar algunas palabras claves
para acotar más la búsqueda o dejarlo en blanco para que nos muestre
todos los archivos disponibles.
Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imágenes que
tengan relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen de la
derecha.
- Cuando ya tengamos todos los parámetros de la búsqueda definidos
pulsamos sobre el botón Buscar y nos aparecerá una lista con una vista
previa con los archivos localizados.
- Si hemos localizado la imagen que buscabamos simplemente debemos
seleccionarla de la lista y automáticamente se insertará en la hoja de
cálculo.
CURSO 13
Un esquema podríamos definirlo como un resumen preciso que refleja
los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento
esquematizado.
Así pues, un esquema puede ser perfectamente un índice de un libro,
donde vemos todos los puntos tratados en el libro, también podemos ver
como ejemplo de esquema el índice de este curso, el cual contiene los
puntos más importantes que se tratan en él y además está estructurado
por niveles de profundización sobre un tema en concreto, vamos
desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema.
Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.
- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un
esquema. Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una
jerarquía o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si
tenemos datos sobre las precipitaciones ocurridas a lo largo del año en
toda España con las precipitaciones mensuales de todas las provincias,
estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. Pero si
únicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con
una estructura compuesta por Producto --- Precio, no disponemos de
niveles suficientes para hacer un esquema.
- En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un
esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.
- Para crear esquemas automáticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado como veremos más adelante.
Existen dos formas de crear un esquema en Excel2003: Manual y Automática.
La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que haciéndolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel2003 pueda crear automáticamente el esquema:
- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.
- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados.
Si la disposición de los datos no se corresponde con estas
características nos veremos obligados a definir el esquema manualmente.
En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11,
C11, D11, B20, C20, D20 y la columna E está llena de subtotales
correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B21,
C21, D21 y E21 son los totales de los subtotales.
En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de
columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad
autónoma (filas) y se ha calculado los subtotales de cada trimestre
(columnas).
Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema.
Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y accedemos al
menú Datos - Agrupar y esquema y seleccionamos la opción Autoesquema.
Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a continuación:
CURSO 14
Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos
que no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano
(ASCII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los
(.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más adelante.
Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas:
- Podemos acceder al menú Datos y seleccionar Obtener datos externos y dentro seleccionar Importar datos...
- O acceder mediante el menú Archivo - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos.
A continuación en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.
Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.
Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes al asistente para importar
texto.
En la ventana del Asitente para importar texto -Paso 1 , aparecen varias opciones:
Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que Excel sepa donde empieza un campo y dónde acaba.
Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar títulos, por ejemplo.
Y también podemos decidir el Origen del archivo.
CURSO 15
Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas que queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del menú Datos -- Lista, la opción Crear lista.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear lista.
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras
(recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene
encabezados.
- Al final hacer clic en Aceptar.
Se cerrará el cuadro de diálogo, se abrirá la barra de herramientas
Lista con las funciones más comunes de las listas, y aparecerán las
celdas de la lista remarcadas, como puedes ver en este ejemplo:
El indicador de lista (borde azul) resalta el rango de datos incluidos en la lista.
Podemos observar:
- la primera fila con las cabeceras (nombres de los campos),
aparecen como unas listas desplegables útiles para el Autofiltro como
veremos más adelante
- la fila con el asterisco (también denominada fila de inserción) sirve para añadir más registros
- la última fila Total permite visualizar resúmene
s de las columnas. Esta fila se puede visualizar o esconder como veremos más adelante.
CURSO 16
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla
de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es
dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando
datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los
datos origen, etc...
Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido
a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del
almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos
la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.
CURSO 17
Para modificar el formato de una o varias celdas, podemos elegir entre las distintas formas que nos proporcina Excel, es interesante conocerlas todas para luego elegir la que nos resulte más cómoda.
Estas son las diferentes formas que podemos utilizar:
Utilizando la barra de formato
Ya hemos visto, en temas anteriores, que en la barra de herramientas
Formato, tenemos varios iconos para asignar de forma rápida un
determinado formato a los números incluidos en las celdas .
Los formatos incluidos en la barra son los más comunes.
Utilizando las teclas de acceso rápido
También podemos escoger un formato utilizando las teclas de acceso rápido que exponemos en la siguiente tabla:
Utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas
Esta última forma es menos rápida ya que requiere de varios pasos
(abrir el cuadro de diálogo, elegir la pestaña adecuada y luego el
formato deseado), pero permite utilizar muchos más formatos y sobre todo
nos permite ver todo el amplio abanico de formatos que nos ofrece Excel, además de permitir que definamos nuestro propio formato personalizado.
Para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas podemos elegir entre:
- Seleccionar del menú Formato la opción Celdas...
- Hacer clic con el botón derecho sobre la celda y escogiendo del menú contextual la opción Formato de celdas...
- Presionar la combinación de teclas Ctrl + 1.
Al realizar cualquiera de estas operaciones nos aparece el cuadro de
diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos escoger entre los
diversos formatos numéricos.
CURSO 18
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que
posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos
modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.
Para grabar una macro debemos acceder al menú Herramientas y abrir
el submenú Macro y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar
nueva macro...
Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:
Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.
Seguridad... - Con esta opcion podemos cambiar el nivel de seguridad para evitar MacroVirus.
Editor de Visual Basic - Con esta opción accedemos al editor de Visual Basic.
Editor de secuencias de comando de Microsoft - Esta función solo estará activa si la hemos instalado.
Al seleccionar la opción Grabar nueva macro..., lo primero que vemos
es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la
macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la
macro).
Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de
las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar
una combinación que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.
En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a
continuación aparece la barra Macro donde tenemos la opción de
detener la grabación. Y si nos fijamos en la barra de estado nos
informa de que está grabando.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos
grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la
grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando
ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de
celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos
sobre el botón Detener de la barra Macro, si por alguna razón de
configuración no nos ha aparecido esa barra, podemos detener la
grabación accediendo al menú Herramientas - Macro - Detener grabación.
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Categoría: Tutoriales |
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Ha añadido: elmalandro
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